Как эффективно решать проблемы

В этой статье обсудим ежедневные проблемы, которые могут возникать у каждого, а главное — покажем возможные пути их решения, и разберем способы поиска правильного решения. Ведь ни один руководитель не хочет, чтобы к нему приходили с проблемами, — только с задачами и вариантами их решения.

Проблема — это условие или вопрос, который является нерешенным или нежелательным, требует ответа или решения.

На пути к решению проблемной ситуации используют два понятия: решение проблем и принятие решений, где решения проблем — это широкое понятие, а принятие решений — один из этапов решения проблемы.

Для многих людей слово «проблема» имеет отрицательное эмоциональную окраску. Это создает дополнительные барьеры, такие как нежелание признавать существование проблемы и уклонения от ее решения. Возьмем в качестве примера привычку курить. Для большинства курильщиков — это не проблема. Волнение вызывает проблемы отвыкания от курения и риск набрать вес и т. п.

Еще одна распространенная ошибка — люди часто путают симптом и проблему. Избавляясь от симптома, мы тем самым не решаем проблему, и со временем она вновь напоминает о себе.

Рассмотрим ситуацию на примере головной боли: почувствовали головную боль, выпили таблетку — боль прошла. Но причину головной боли мы не обнаружили и не устранили. Поэтому вероятно, что голова скоро снова начнет болеть.

Лучшее подтверждение того, что проблема решена — вы не помните, что проблема вообще была, и она не возникает вновь.

Большинство методик решения проблем состоят из пяти логических этапов (схема).

5 шагов к решению проблемы

Если у вас конкретная проблема, и вы хотите решить ее, но не знаете как — возьмите лист бумаги или блокнот и выполните все шаги согласно схеме.

Этап 1. Формулировка проблемы включает: выявление симптомов, первопричины, последствий, фактов. Определите проблему, которая вас сейчас беспокоит, например: Я каждый день опаздываю на работу.

Запишите эмоции, которые вызывают у вас мысли об этой проблеме, например: Я нервничаю. Я раздражена. Мне неприятно. Запишите последствия, к которым приводит проблема: Руководитель сделал замечание. Я не успеваю выполнять рабочие задачи. Приходится оставаться после работы.

Определите и запишите симптомы этой проблемы и попробуйте найти первопричину.

Чтобы найти первопричину, советуем применять методику «Снятие шелухи луковицы». Для начала запишите симптом. В нашем случае это опоздание. Затем разберитесь, что спровоцировало его появление. Ответить на эти вопросы вам поможет предложение «Это было вызвано …», которое вы сами должны закончить.

Следующее предложение базируется на предыдущем. То есть если в первом предложении вы написали: «Это было вызвано тем, что мне было трудно проснуться утром», то в следующем вы уже анализируете причину своего «тяжелого подъема»: «Это было вызвано тем, что я поздно легла спать». И так до тех пор, пока у вас не останется причин, и вы интуитивно почувствуете, что обнаружили первопричину.

Как ни странно, но первопричиной постоянных опозданий может оказаться то, что человек не хочет выполнять определенную задачу, или она нерешенный конфликт на работе и т. д.

Обратите внимание! Симптом может быть одинаков, а первопричина у каждого своя.

Распишите проблему, учитывая симптомы, первопричины и последствия.

Пример. Так что я не хочу (не знаю как) подготовить бюджет новогодней вечеринки (первопричина), я пять раз подряд опоздала на работу на 30 минут, что повлекло критику руководства, заставило меня оставаться на работе еще на час, чем я была расстроена и раздражена.

Этап 2. Поиск решений включает: поиск максимального количества вариантов решения проблемы. Для этого необходимо проанализировать все, что может помочь найти правильное решение, в частности:

— Если у вас была похожая ситуация в прошлом, вспомните, как вы ее решали;

— Варианты решения вы считаете наиболее действенными;

— Что вам советуют коллеги, знакомые;

— Что ваши знакомые сделали в этой ситуации;

— Что вы сделали для решения ситуации;

— Что вы читали (прочитали) на эту тему.

В конце концов у вас должно быть максимальное количество различных решений.

Важно! Не отвергайте решение из-за того, что они бессмысленны или нереальны.

Этап 3. Выбор решения включает: определение критериев отбора решение, группировка решений, оценку финальных решений согласно выбранным критериям. Итак, действуйте:

— Сформулируйте критерии оценки решения (краткосрочное или долгосрочное, дорогое или дешевое, с привлечением других людей или без посторонней помощи, есть желание его воплощать нет ли и т.п.);

— Определите приоритет каждого из критериев;

— Подобные решения сгруппируйте в отдельные группы;

— Оцените каждое решение по выбранным критериям;

— Оставьте финальные варианты решений (от одного до трех);

— Запишите точную формулировку варианта решения, которое вы будете воплощать в жизнь (см. Этап 1).

Мы очень часто знаем реальную проблему и пути ее решения, но откладываем действия на потом. Дело в том, что на третьем этапе многим трудно преодолеть эмоциональный барьер принятия решений.

Воспользуйтесь методикой «Посмотри страху в глаза». Представьте себе, что произойдет, если вы осуществите свое решение (можно представлять мысленно, но мы советуем изобразить это на бумаге).

  • Шаг первый: представьте самый нежелательный, неприятный, страшный следствие ваших действий. Запишите или изобразите это.
  • Шаг второй: подумайте, что вы будете делать, если осуществится худший вариант последствий. Опишите ваши действия и прочитайте это вслух.
  • Шаг третий: подумайте о тех шагах, которые вам необходимо осуществить для того, чтобы предотвратить возникновение такой ситуации. Нарисуйте схему действий.
  • Шаг четвертый: представьте себе желанный вариант того, что произойдет, если вы осуществите свое решение. Запишите это и прочитайте вслух.
  • Шаг пятый: продумайте, что необходимо сделать, чтобы этот вариант стал максимально возможным . Нарисуйте схему действий.

Этап 4. Внедрение решения. На четвертом этапе найдите ответы на следующее:

— С кем необходимо согласовать принято решение;

— Кто будет воплощать это решение;

— Какие ресурсы необходимо привлечь (человеческие, временные, финансовые);

— Какой план действий вы выбираете для воплощения решения;

— Кто будет контролировать исполнение решения;

— Какие временные рамки реализации выбранного решения;

— Как вы будете тестировать решения перед воплощением.

Этап 5. Оценка эффективности решения. Пятый этап — это подведение итогов, то есть вы должны выяснить:

— Помогло ли выбранное решение решить проблему (см. Этап 1);

— Возникали негативные последствия данного решения (если да, то какие);

— Удалось ли вам решить проблемную ситуацию;

— Какие выводы вы сделали для себя после воплощения выбранного решения.

Мы рассмотрели основные этапы эффективного решения любой проблемы. Но самое главное — это осознать, что проблема действительно существует, и захотеть решить ее раз и навсегда.

Комментировать